Sácale el máximo partido a tu Office 365 Empresa

Cada año el ecosistema empresarial nacional se va acercando poco a poco a la transformación digital. La implantación de herramientas relacionadas con las nuevas tecnologías supone un aumento en la productividad y en la agilización de los servicios a los clientes. Uno de los actores más representativos de este fenómeno no es otro que la herramienta estrella de Microsoft, Office 365 para empresa.

Según un informe de El Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, el 35,2% de las empresas de España utilizan software ERP. Dentro de este porcentaje encontramos que el 13% utiliza servicios de computación en la nube para gestionar de una manera más eficaz su actividad. Este escenario no es más que el reflejo de una tendencia cada vez más acusada en el país y que indica una fuerte voluntad por parte de las sociedades para volverse más competitivas.

office 365 para empresa

Dentro del ámbito de la colaboración corporativa una de las herramientas que más se utilizan es Office 365 para empresa. Este programa aúna en su licencia varias aplicaciones para ayudar a los usuarios en la gestión de archivos, correos, anotaciones y mucho más. Cuenta con servicios de almacenamiento cloud mediante OneDrive, instalación de Intranets para facilitar la comunicación entre miembros y departamentos de una misma empresa gracias a SharePoint, herramientas de ofimática como Word o Excel a las que ahora se puede acceder desde cualquier sitio gracias a su servicio cloud, una plataforma de correo electrónico mediante Outlook y así como una amplia gama de servicios derivados de estas mismas aplicaciones. Por si fuera poco,Office 365 para empresa cuenta con tecnología basada en inteligencia artificial para aportar a los usuarios las soluciones que más se adaptan a sus actividades diarias. Mediante la inteligencia artificial es capaz de recolectar datos de manera autónoma y sugerir rutas de tráfico apropiadas teniendo en cuenta las citas programadas con Outlook. También puede recordar términos y conceptos únicos que se emplean de manera particular en los documentos y correos electrónicos de cada compañía. De este modo, puede convertir dichos acrónimos en palabras inteligibles para empleados nuevos o gente que no se maneje muy bien con las abreviaciones de su puesto de trabajo.

Con el objetivo de sacar el máximo provecho aOffice 365 para empresa hemos preparado unos consejos muy sencillos con los que mejorar la productividad de cualquier grupo.

Consejos Office 365 para empresa

OneNote es tu agenda

Es posible crear listas en OneNote con múltiples finalidades. Fechas señaladas, reuniones, listas de contactos o sumarios de información compleja. Para poder dar una mayor profundidad a la organización de la información en OneNote y sacar partido de ello, basta con utilizar los menús desplegables de la aplicación. Al hacerlo de esta manera, la aplicación dará la oportunidad de exportar su contenido al resto de aplicaciones hermanas donde podremos configurar reuniones, contactos o mails sin necesidad de perder tiempo en manejarlas todas de manera individual.

Clasifica tu calendario

La organización de un negocio puede resultar abrumadora debido al número de eventos y actividades que hay que gestionar a lo largo de la semana. Para facilitar todo ese trabajo Office 365 para empresa permite clasificar los eventos del calendario por colores. La inclusión de esta herramienta permite asignar códigos cromáticos a las diferentes tareas para no perder tiempo leyendo los detalles de cada una de ellas y mejorar así su clasificación y la gestión semanal.

Office 365 para empresa limpia tu mail

Los correos spam y las promociones acaban por ocupar un espacio considerable en las bandejas de entrada de la mayoría de los trabajadores. Es por eso que Office 365 para empresa puede aprender a distinguir entre los correos que no son útiles. Para ayudarle a aprender simplemente hay que pararse un momento frente a los mails basura y marcarlos como “basura” en vez de eliminarlos. En cuestión de días la bandeja de entrada pasará a ser un lugar completamente diferente y con mayor pulcritud.

office 365 para empresa

Correo más sencillo

Con la aparición del correo electrónico como medio principal de comunicación entre empresas la manera en la que los trabajadores se comunican con sus compañeros y superiores ha cambiado. Uno de los ejemplos más comunes es el modo en la que los mails en copia se responden con la función “responder a todos”. Para evitar problemas de comunicación y no molestar a personas que no están directamente incluidas en ciertos asuntos de la cadena principal del correo Office 365 para empresa permite eliminar esta función. Para configurarla sólo hace falta abrir la cadena de mensajes a ignorar. Al hacerlo, sólo es necesario pinchar el botón “home” y seguido la opción ignorar. Esta configuración envía todos los mails nuevos de la cadena directamente a la papelera sin tener que seleccionar cada correo nuevo del tema de uno en uno.

Rectificar mails erróneos

Office 365 para empresa aporta una nueva función mediante la cual ahora es posible corregir y/o recuperar mails antes de que lleguen a su destinatario. Es posible que haya situaciones en las que se envíe ya sea por equivocación o por error un mail incompleto o que éste llegue a la persona equivocada. Con la nueva función de correo electrónico ahora se pueden enmendar esos errores y evitar momentos incómodos en la oficina. Para ello basta con acceder a la carpeta de mails enviados y pinchar sobre el mail a corregir. Si deseamos eliminarlo simplemente elegimos la opción “borrar las copias sin leer de este mensaje”. Si por el contrario lo que queremos es una corrección, sólo habrá que pinchar “reemplazar con un nuevo mensaje”.

Gracias a soluciones como las que aporta la nueva herramienta de Microsoft es más fácil migrar hacia un modelo colaborativo global entre empresas donde se produzcan situaciones “Win-to-win”. La implantación de herramientas que mejoren la productividad de los negocios y el ambiente de trabajo aporta un valor añadido que los clientes aprecian, a la vez que mejoran la atmósfera en trabajo de las propias compañías.

Cómo elegir el proveedor TI indicado para tu empresa

El día a día en cualquier empresa necesita de varios elementos para que se desarrolle con normalidad. La estructura que soporta una sociedad independientemente de su tamaño ha de ser robusta y fiable. Debe contar con un personal cualificado, buenos clientes y entre otras cosas, un sistema informático en perfecto estado. Es por eso que la elección de un proveedor de TI se vuelve un elemento indispensable. De la misma manera que un coche necesita cuidados periódicos o los inmuebles y marcas demandan los servicios de compañías de seguros, cualquier negocio también debería estar monitorizado completamente. Evidentemente los servicios de un proveedor de las tecnologías de la información van mucho más allá de la gestión de servicios de TI o de la ciberseguridad. Es por ello, que vamos a analizar los elementos a tener en cuenta antes de contratar al que mejor se adapte a las necesidades de cada negocio.

Ciberseguridad

Hemos hablado con anterioridad sobre los problemas que pueden causar las amenazas en las empresas. Ya que un ataque que atraviese la seguridad perimetral en redes o un elemento malicioso que ha logrado hacerse un hueco en los equipos del grupo pueden hacer perder mucho dinero al mismo. El tiempo que el negocio queda inoperativo y los servicios que no puede ofrecer pueden hacer mella en su reputación. Otro de los aspectos negativos de una brecha en la seguridad corporativa es el robo de información. Los piratas informáticos pueden utilizar datos personales de los clientes o incluso contraseñas de la empresa para sus propios beneficios. La mejor manera de protegerse contra este posible escenario es contar con un consultor competente en materia de seguridad. La ventaja de contar con una persona así viene del hecho de que los problemas de la empresa son los suyos propios también, por lo que la implicación personal y el cuidado están garantizados. Gracias a un consultor TI que conozca cómo lidiar con problemas en seguridad, la compañía que cuente con sus servicios no sólo contará con programas de seguridad endpoint, sino también con un profesional que aporta conocimiento propio y un manejo más personalizado de las herramientas de prevención de amenazas.

Cuidado de los equipos

Los ordenadores son al fin y al cabo la herramienta de trabajo por excelencia de una gran mayoría de las empresas del siglo XXI. El consultor a contratar deberá conocer bien los componentes de los equipos de la compañía para solventar cualquier incidencia y reducir así pérdidas al grupo. Su competencia no debería parar sólo ahí, sino que también debería extenderse a dispositivos móviles a ser posible, ordenadores portátiles, servidores físicos, impresoras y cualquier herramienta administrativa que esté controlada por un ordenador. Este aspecto es similar al de la gestión de servicios de TI, pero aplicado sólo a los ordenadores. De esta manera el consultor será capaz de reconfigurar equipos y opciones que no permitan desarrollar la actividad empresarial como debería.

Programas

Son la parte más sofisticada de todo el ecosistema TIC de una empresa. Los programas que se utilizan para el funcionamiento corporativo abarcan numerosas tipologías y naturalezas. Sin embargo, es posible segmentarlos en grandes grupos que el técnico debería poder manejar.

Sistemas operativos

La mayoría de las empresas trabajan utilizando Windows. Es el sistema operativo por excelencia y el que muchos proveedores ofertan en su gestión de servicios de TI . A pesar de eso, cada vez con más frecuencia se pueden encontrar grupos en los que se trabaja con Macs y sus programas exclusivos de trabajo. La complicación en este aspecto no viene tanto de la mano de la diferencia entre los sistemas operativos como de sus versiones más antiguas. Se puede dar el caso de que algunas sociedades trabajen con Windows XP, ya que fue una de las versiones que más se ha utilizado en la historia y para las que hoy, Microsoft ya no ofrece soporte. Por esa razón saber lidiar con diferentes sistemas operativos y sus versiones es primordial para controlar cualquier incidencia, si bien es verdad que lo más recomendable sería actualizarlos a las versiones más modernas.

Particularidades corporativas

En caso de que la empresa utilice algún programa propio o herramientas digitales que no sean de uso común sería interesante formar al consultor TIC en el uso de la misma con tal de contar con su apoyo en caso de tener problemas en el futuro. Puede darse el caso de que se esté utilizando una herramienta particularmente complicada. De ser así, el técnico será el que contaría con las habilidades necesarias para darle ese pequeño ajuste diferenciador que haga que todos los demás compañeros puedan utilizar el programa de manera eficaz y sin incidencias.

gestión de servicios de TI

Gestión de servicios de TI

De la misma manera que es importante mantener el hardware y software de la compañía, también es importante contar con una figura que cuide del resto de elementos que conforman el ecosistema TIC de la misma. Tanto es así, que un consultor TIC debidamente preparado será capaz de cuidar de los procesos administrativos de la sociedad y ofrecer una gestión de servicios de TI apropiada. Al trabajar desde dentro sabrá priorizar y entender la importancia que cada acción requiera. Con este hecho en vista, programar los análisis de equipos, programas, poner a punto los servidores, o implementar diferentes protocolos irán perfectamente integrados en el ritmo del grupo.

Contar con la figura del consultor TIC en una empresa supone un valor añadido. Aporta un grado de diferenciación en cuanto a productividad con respecto a la competencia que muchas otras compañías no tendrán. La transformación digital es en el presente una necesidad que muchas sociedades necesitan cubrir para sobrevivir en el cada vez más demandante mercado moderno.

Cómo evitarle una Navidad infecciosa a tu negocio

Se acerca la Navidad y con ella una nueva época de ilusiones y proyectos. El año entra en sus últimas semanas y los comercios se agitan con rebajas de última hora. Muchas personas optarán por renovar el mobiliario de sus casas, otras aprovecharán para hacer las comprar destinadas a las grandes reuniones familiares y sociales. Sin embargo, también es un buen momento para aprovechar el bullicio navideño de cara a renovar la seguridad perimetral en redes de tu negocio.

La trampa navideña

En estas fechas, la gente y las sociedades tienden a estar muy ocupadas organizando tareas, cerrando el año fiscal y gestionando eventos de diversas naturalezas. Todo ello conlleva a que las compañías descuiden un aspecto fundamental para su actividad, la seguridad perimetral en redes. Los operadores de malware son plenamente conscientes de este contexto y aprovechan la situación para crear nuevas oportunidades con las que infectar empresas para colarse en sus instalaciones.

seguridad perimetral en redes

A nivel de usuario ocurre un fenómeno que proyecta la falsa creencia de que no es necesario contar con antivirus siempre y cuando se eviten páginas sospechosas o no se abran correos electrónicos desconocidos. Esta creencia ha saltado también al entorno de las pymes, que a su vez deciden no contar con ningún tipo de seguridad perimetral en redes debido a su tamaño y a la cuota de mercado que poseen en comparación con multinacionales como Telefónica o Vodafone. Los ataques a equipos o estructuras más grandes ya no son como antes. No se busca dañar documentos o trabajos de valor almacenados. Ahora los malware se infiltran silenciosamente buscando sustraer de manera inofensiva información que pueda ser útil a los hackers o elementos con los que aprovecharse de los usuarios sin que lo noten.

Partiendo de un contexto festivo como este en el que las defensas son más bajas, es común encontrar algunos malwares que ya están dando de qué hablar.

Cómo actúan los malware

Según PandaLabs, es en redes sociales como Twitter existen archivos infecciosos disfrazados de contenido informativo o de felicitaciones de Navidad. Se trata de un anzuelo para todos aquellos que buscan ideas nuevas en Navidad. De la misma manera, los ciberdelincuentes utilizan los hashtags más populares para enmascarar sus intenciones y localizar los ambientes en los que hay más movimiento de cuentas.

Otro canal que se ha utilizado y se utiliza por excelencia en la propagación de virus es el correo electrónico. Los intentos de hackeo más elaborados tienden a hacerse pasar por instituciones o compañías conocidas que aprovechan para felicitar las fiestas. En estos casos es importante contar con un buen servicio de seguridad perimetral en redes ya que difícilmente se puede detectar la autenticidad del mail para evitar abrirlo.

Entre las amenazas de este año, podemos citar 3 que han aprovechado especialmente bien el fin de año para hacer de las suyas.

Zeus Panda

Este malware ya ha tenido protagonismo durante el año en fechas tan señaladas como el Black Friday, Acción de Gracias o el Cyber Monday. Su funcionamiento es sencillo: inyecta su código en webs para que los equipos que ya están infectados las visiten. A partir de ese punto el virus obtiene los datos bancarios del usuario con la consecuente pérdida de control sobre sus actividades financieras.

Emotet 

Se trata de otro malware que en este caso ha resultado ser muy escurridizo ya que según Bromium ha esquivado la protección de hasta el 75% de los antivirus.

Grateful POS

GratefulPOS es un caso especial. Se trata de una combinación de otros malwares. Este en concreto actúa sobre los puntos de venta. Es por eso que plataformas de ecommerce o empresas que vendan sus productos online son más susceptibles de sufrir sus efectos.

seguridad perimetral en redes

Los malwares también acechan en la bolsa. Esta misma semana, la moneda virtual Bitcoin, ha sufrido una caída del 15% de su valor debido a un ataque a la casa de cambio surcoreana Youbit. Tras el incidente, la empresa ha perdido más del 17% de sus activos y ha tenido que declararse en bancarrota.

Seguridad perimetral en redes como alternativa

En la actualidad existen una amplia gama de soluciones para proteger tu negocio. Desde antivirus como Kaspersky que se ocupa de proteger equipos y al propio usuario, como Fortinet, un potente firewall que implementa una sólida seguridad perimetral en redes con el objetivo de filtrar potenciales riesgos antes de que lleguen siquiera al antivirus de la empresa. Más allá de estos ejemplos también está el caso del nuevo servicio de Microsoft ATP para su plataforma de computación en la nube SharePoint. Con esta nueva medida se protegen todas las aplicaciones de almacenamiento y trabajo que se utilicen en la cuenta del usuario o empresa.

Conociendo un poco más de cerca el entorno en el que se mueven los piratas informáticos en Navidades y cómo actúan, ahora es el momento oportuno de tomar medidas para evitarle un mal trago a tu negocio y no convertir estas fechas tan dulces en un cúmulo de preocupaciones.

OLATIC consigue 2 nuevas competencias Microsoft, contando ya con 4 en total.

OLATIC consigue 2 nuevas competencias de nivel Silver:

  • Silver Midmarket Solution Provider
  • Silver Small and Midmarket Cloud Solutions

En total contamos con 4 competencias que avalan la capacidad y los conocimientos de nuestro equipo de especialistas en soluciones de Microsoft para ofrecer a nuestros clientes las máximas garantías, certificando la apuesta por el conocimiento y la innovación como nuestro principal valor diferencial.

La consecución de estas competencias nos posiciona al más alto nivel de capacitación de entre todos los partners de Microsoft en la zona norte y nos certifica con el conocimiento y experiencia contrastada por Microsoft para realizar con éxito proyectos en cualquiera de los 3 ámbitos de actuación de la empresa: Soluciones en la nube con Azure y Office 365 , Intranets de colaboración mediante SharePoint y Desarrollo de software a medida.

Agradecemos a todos nuestros clientes la confianza depositada en nosotros para el desarrollo y puesta en marcha de sus proyectos.

Instalar Skype Empresarial y no morir en el intento

Parece que Microsoft quiere que los usuarios de la suite de Office actualicen a toda costa para usar sus servicios en linea.

Recientemente el cliente de Skype Empresarial se ha actualizado en las suscripciones de Office 365 y a la hora de descargárnosla lo hace en su versión 2016. Esto, a quienes tengan una licencia de Office 2013  comprada y no sea de algún plan de Office 365 con el conjunto de aplicaciones se encontrarán con el problema de incompatibilidad de productos, ya que no contarán con las actualizaciones más recientes.

Como bien cita Microsoft en su página puedes actualizar a Office 2016 previo pago.

Los conjuntos de aplicaciones Office 2013, incluidos Office Hogar y Estudiantes, y Hogar y Empresas, ofrecen aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y OneNote; se compran una sola vez y se pueden usar en un único equipo PC o Mac. Las aplicaciones no se actualizan automáticamente. Para obtener la versión más reciente, debes volver a comprar Office cuando la nueva versión esté disponible.

Un ejemplo claro que podemos encontrarnos:

Licencia Microsoft Office Hogar y Empresas 2013 + Suscripción  Office 365 Empresa Essentials

En este caso podremos descargar Skype Empresarial desde la suscripción de Office 365, pero no tendremos las aplicaciones de escritorio. Cuando intentemos instalar el paquete de Skype Empresarial nos saltara el siguiente mensaje

Si continuamos con la instalación, toda la suite de Office 2013 desaparece y únicamente nos quedaremos con Skype Empresarial. Al intentar instalar de nuevo Office 2013 nos advertirá que ya contamos con una versión más reciente y no podremos continuar.

Entonces, ¿que hacemos para que estos 2 productos convivan?

La opción más rápida y limpia es instalar Skype Empresarial 2015 que no tiene problemas de incompatibilidad con Office 2013. La cuestión es que desde Office 365 no se puede descargar una versión previa.

¡¡Espero que os sea de ayuda.!!

¿Donde puedo descargar el cliente de OneDrive para la Empresa?(Actualizada)

Actualización (17/12/15):

Microsoft ya ha lanzado la versión pública del cliente de OneDrive para empresa (solo para Office 365, no on-premise). Pero… la página de descarga está aún a medias y el enlace no funciona. En la pantalla de descarga, que muestro mas abajo en este artículo, ha cambiado y ahora la sección de OneDrive para empresa se muestra así.

 

onedrive para empresa

Como veis, sigue apareciendo el mensaje de «vista previa» pero ya el botón indica descargar y al pinchar en el llegamos a la siguiente pantalla:

 

onedrive para empresa

De momento la nueva versión del cliente, solo para Office 365 y Windows (sí 7,8,10, no 8.1!), la podéis encontrar aquí: https://support.office.com/en-au/article/Get-started-with-the-OneDrive-for-Business-Next-Generation-Sync-Client-in-Windows-615391c4-2bd3-4aae-a42a-858262e42a49

——Fin actualización——

Microsoft está actualmente actualizando los clientes de OneDrive para empresa. Uno de los lugares mas habituales de descarga era la propia página de OneDrive (https://onedrive.live.com/about/es-es/download/).

onedrive para empresa

En esta página nos indica que el cliente de OneDrive para empresa está en «Preview» y si le das al botón de «Obtener vista previa» llegarás a la página que encabeza este artículo.

Si necesitas instalar el cliente puedes obtenerlo de https://support.microsoft.com/es-es/kb/2903984.

 

¿Cómo evaluar productos de Software? [Parte 2: Evaluación]

En la primera entrega de esta serie de artículos hablábamos de que puntos son importantes para la planificación de la evaluación de un producto de software. En éste nos centraremos en como poner en marcha la evaluación propiamente dicha y su mantenimiento.

En esta parte nosotros nos centramos en los siguientes puntos:

  • Asignación
  • Métricas
  • Soporte
  • Seguimiento

Asignación

En la fase anterior elegimos la audiencia para este proyecto de evaluación, ahora necesitamos asignar las tareas a esa audiencia. Lo ideal es reunir presencial o virtualmente a las personas involucradas centrándonos en dos puntos: qué queremos de ellascomo ese esfuerzo revertirá en ellas. Personalmente, prefiero canales en los que pueda ver a las personas por si detecto malestar o incertidumbre para gestionarlo y que no se vuelva en mi contra una vez avanzada la evaluación.

Métricas

Las métricas nos van a servir para saber como vamos a nivel cuantitativo y cualitativo en los objetivos que nos marcamos en la primera fase. Lo ideal es que las métricas sean lo mas objetivas posibles pero depende que estemos midiendo es más difícil y debemos usar métricas subjetivas (Ejemplo: facilidad de uso de la aplicación).

Soporte

En la evaluación los usuarios pueden que necesiten del soporte de IT, tenemos que poner los canales adecuados en marcha para resolver las dudas e incidencias. Si en en la planificación hemos detectado que nuestro departamento de IT necesita ayuda y recurrimos a un proveedor asegurarnos que el canal de soporte está listo para que no se nos vaya de tiempos en nuestra respuesta a los usuarios de nuestra organización.

Seguimiento

Dependiendo del tipo de actividades que hayamos definido para el seguimiento necesitaremos de material (Guías, encuestas, fichas… ) y de un calendario

Office 2016: 5 cosas que debes tener en cuenta antes de actualizar

Ayer  se estrenó la versión definitiva de Office 2016 para Windows para los suscriptores de Office 365. Office 2016 tiene como objetivo que el trabajo colaborativo sea más fácil y fluido. Si aún no lo conoces el siguiente video te dará una pincelada de las novedades.

https://www.youtube.com/watch?v=0x3iA746WBE

Si eres de los que no puede esperar y quieres tener lo último deberías tener en cuenta al menos estas 5 cosas:

  • No pueden coexistir licencias de volumen de Office 2016 con licencias de Office 365 ProPlus en la misma máquina.
  • Office 2016 desinstalará todas las aplicaciones de Office 2013.
  • Hasta febrero de 2016 la descarga será manual y a partir de esta fecha estará como actualización.
  • Si tienes instalado Visio Pro for Office 365 o Project Pro for Office 365 se desinstalarán al instalar Office 2016. Deberás instalar la versión 2016 de los mismos productos.
  • Outlook 2016 no es compatible con servidores Exchange 2007.

¿Qué sucede con InfoPath en Office 2016?

Microsoft ya anunció hace algún tiempo que la versión 2013 sería la última disponible de InfoPath y como vemos en los puntos que hemos comentados se desinstalará al pasarnos al 2016. Si necesitas instalar de nuevo InfoPath estará disponible de la página Software del portal de Office 365.

Mas información: https://technet.microsoft.com/en-us/library/mt422981.aspx#BKMK_ODT

 

¿Cómo evaluar productos de Software? [Parte 1: Planificación]

El mercado actual de soluciones y productos de Software que pueden cubrir nuestras necesidades es grandísimo. A veces por economía solemos simplificar las decisiones de selección de productos y soluciones: tendencias (mi competencia lo tiene), es una novedad e incluso a veces porque es «gratis».

Los que ya estamos escarmentados -sí, me incluyo- de basarnos en presunciones, falsas promesas de proveedores/fabricantes o de dejarnos llevar, empezamos por una evaluación o «proyecto piloto».

Algo de lo que no nos solemos dar cuenta es que, evaluando un producto, ya hemos empezado un proyecto o «el proyecto». Date cuenta, estamos involucrando personas, plazos, necesidades… ¿Vamos a dejarlo a «como salga»?

Hace tiempo preparé un «marco general» para dirigir este tipo de evaluaciones, tanto para nosotros –Olatic– como para nuestros clientes, y ahora me gustaría compartirlo por si os puedo aportar algo. Este «marco general» para las evaluaciones de un producto de software se divide en tres fases:

  • Planificación
  • Evaluación
  • Conclusión

En este artículo os voy a contar el primer punto, y dejaré los otros dos puntos para mis siguientes artículos.

Planificación

En esta fase intento obtener toda la información que voy a necesitar para evaluar y realizar las conclusiones con unas mínimas garantías y tener margen para ajustes. Además, me sirve para mostrar a los demás de donde partimos, hacia donde vamos y donde estamos. Empecemos con los puntos:

  • Objetivos. Parece obvio pero a veces en las pruebas no están claros o consensuados, otras veces no están alineados con el negocio…
  • Audiencia. Lo más seguro es que el producto que estamos probando lo van a usar otras personas dentro nuestra organización. ¿Sabemos que personas son las candidatas? ¿Podemos contar con ellas? En este punto suelo buscar dos tipos de perfiles de usuarios basándome en 80/20, usuarios con un alto impacto (usuarios que van a utilizar la aplicación en un 80% de su jornada o en su mayor parte) y usuarios con impacto bajo (usuarios que usen poco la aplicación en su jornada o esporádicamente). Algo que debemos manejar cuando pensemos en las personas candidatas es como hacer que las tareas que les encomendemos no «interrumpan» la operativa del negocio y por otro lado -para mi muy importante- es buscar personas que estén motivadas para estas tareas. Cuantas veces habré oído lo de «no tengo tiempo para probar esta chorrada…»
  • Plazo. Suele haberlo porque a veces viene impuesto de «arriba», otras veces no y debemos establecerlo. Dentro de este plazo podemos pensar en fases para la evaluación: por tipo de usuario, por departamento, por ubicación…
  • Sensibilización y formación. Para mi este punto es muy importante. Necesitamos que los usuarios involucrados entiendan el porqué de estas pruebas, que motivación de negocio hay detrás. Es decir quiero que se impliquen en algo que entiendan y en el que además puedan aportar valor. Quiero que me digan cómo funciona la aplicación en el día a día del negocio y en que puede ayudarnos, no en si este botón funciona o no funciona. Por otro lado, necesitamos de una mínima formación inicial. Los usuarios no pueden aterrizar en la evaluación del producto sin saber cómo pueden hacer las cosas. El no hacerlo es garantía de problemas del tipo: es complicadísimo o directamente es una m.. Si el periodo de evaluación es largo también se puede diseñar un calendario de formación gradual según vaya avanzando la evaluación. Busquemos que formas tenemos para sensibilizar y formar a nuestra audiencia.
  • Seguimiento. Debemos pensar y habilitar canales y espacios que nos permitan hacer el seguimiento de la evaluación con los usuarios y que éstos puedan reportarnos incidencias y sugerencias. Debemos establecer una periodicidad en caso de formalizar reuniones , entrega de informes, encuestas…
  • Limitaciones. A veces la evaluación que se realiza del producto tiene limitaciones en su funcionalidad. Debemos conocerlas para saber cómo de exacta va a ser nuestra evaluación. Otro punto a tener en cuenta es la continuidad. ¿Y si termino la evaluación y el producto no satisface las necesidades? Si no lo hemos tenido en cuenta, lo más normal es que perdamos el trabajo. Puede que el producto que estemos evaluando nos permita sacar una copia de seguridad de nuestro trabajo, pero si hemos decidido que éste no es nuestro producto ¿podemos restaurar esta copia en otro producto?. Personalmente lo que suelo definir es que tipo de datos se van a utilizar en la evaluación y dependiendo del tipo de producto que estemos evaluando duplicarlos (como se venía haciendo hasta ahora y en el producto en evaluación.) ¿Os acordáis que he comentado que necesitamos personas motivadas?
  • Justificación. Siempre intento aclarar este punto que en si se trata en cómo hemos decidido que vamos a evaluar este producto. Por ejemplo porque ya tenemos más productos del mismo fabricante y puede que la integración sea mejor, porque tenemos un proveedor que nos da soporte o nos lo ha recomendado, porque la tecnología que usa está alineada con la que tenemos en nuestro negocio, porque es un producto extendido y la curva de aprendizaje puede ser baja… Lo que quieras, pero déjalo por escrito para recordártelo cuando te hagas más adelante la pregunta de por qué éste y no otro.
  • Soporte a IT. En este punto definiremos como vamos a actuar cuando tengamos situaciones en las que nuestro departamento de IT (o personas encargadas de la evaluación a nivel técnico) no sea capaz de resolver.

 

Como he comentado, podemos jugar con estos puntos quitando, poniendo, dando más o menos detalle… Como ves esta fase puede requerir de días e incluso de semanas pero vas eliminando riesgos y si la cosa no pinta bien mejor perder unos días de tu tiempo que semanas del de muchos.

El siguiente artículo será como planteamos la fase de evaluación pero hasta entonces… ¿Qué puntos añadirías a esta fase? ¿Qué detalle importante también trabajarías en alguno de estos puntos?

Alertas en Azure Backup Agent

Como ya sabréis los que utilizáis el agente de backup de Azure, éste no trae la posibilidad de configurar alertas y notificaciones por correo electrónico. De esta manera nos encontramos con el inconveniente de no saber el estado de las mismas a menos que entremos en la máquina donde esté configurado y revisar.

De momento Microsoft no se ha pronunciado «oficialmente» sobre esta implementación, pero se rumorea que lo introducirán en siguientes actualizaciones.

Mientras esto ocurre, podemos realizar un script en PowerShell para enviar notificaciones por correo electrónico.

$date = (Get-Date).AddDays(-1)
$event = Get-WinEvent -FilterHashtable @{ LogName = "cloudbackup"; StartTime = $date;}
$event | ConvertTo-Html message,timecreated | Set-Content c:carpetabackup.html
if ($event.EntryType -eq "Error")
{
$PCName = $env:COMPUTERNAME
$EmailFrom = "direccion_remitente@midominio.com"
$EmailTo = "direccion_destinatario@midominio.com"
$EmailSubject = "Azure Backup FALLIDO en $PCName"
$SMTPServer = "Servidor SMTP"
Write-host "Email Enviado"
Send-MailMessage -From $EmailFrom -To $EmailTo -Subject $EmailSubject -body "La copia de seguridad ha FALLADO. Para obtener más información consulta el fichero adjunto." -Attachments "c:carpetabackup.html" -SmtpServer $SMTPServer
}
else
{
write-host "No se han encontrado errores"
$event
$PCName = $env:COMPUTERNAME
$EmailFrom = "direccion_remitente@midominio.com"
$EmailTo = "direccion_destinatario@midominio.com"
$EmailSubject = "Azure Backup CORRECTO en $PCName"
$SMTPServer = "Servidor SMTP"
Write-host "Enviando Enviado"
Send-MailMessage -From $EmailFrom -To $EmailTo -Subject $EmailSubject -body "La copia de seguridad se ha realizado CORRECTAMENTE. Para obtener más información consulta el fichero adjunto." -Attachments "c:carpetabackup.html" -SmtpServer $SMTPServer
}

* Modificar script con los parámetros SMTP.

Para el funcionamiento necesitamos crear una tarea que se desencadene cuando se crea un evento en «CloudBackup» dentro de «Registro de aplicaciones y servicios»

Comencemos…

Abrimos el «Visor de eventos» del servidor en donde se encuentra instalado Azure Backup Agent

Azure Backup Agent

 

Seleccionamos Registro de aplicaciones y servicios > CloudBackup > Operativa y clic con el botón derecho para a continuación pulsar en «Adjuntar tarea a este registro…»

 

Azure Backup Agent

Damos un nombre a la nueva tarea que vamos a generar.

 

Azure Backup Agent

Como bien indica se desencadena Al registrar un evento

 

Azure Backup Agent

La acción a realizar «Iniciar un programa»

 

Azure Backup Agent

Iniciaremos el script con PowerShell. Para ello especificamos donde se encuentra powershell.exe y agregamos la ubicación y nombre de archivo de nuestro script .ps1.

 

Azure Backup Agent

Antes de finalizar seleccionamos «Abrir diálogo Propiedades…»

 

Azure Backup Agent

Para que la tarea programada se ejecute sin necesidad de iniciar sesión seleccionamos «Ejecutar tanto si el usuario inició sesión como si no». Al aceptar nos pedirá un usuario con privilegios.

 

Azure Backup Agent

Con esto ya habremos conseguido configurar nuestras alertas por correo electrónico en el agente de backup.

¡¡Espero que os sirva de ayuda!!