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El puesto del trabajo moderno pasa por la colaboración y creatividad

Los entornos laborales son el símil perfecto de cualquier ser vivo. Multitud de elementos confluyen en un mismo espacio para cuidar de que todas las actividades que se desarrollan se lleven a cabo correctamente para cumplir con el objetivo del grupo. Como entorno dinámico que es, una empresa cambia y se adapta a los nuevos estímulos para mejorar sus actividades y servicios. En plena transformación digital se busca mejorar la situación de los trabajadores para que estos a su vez se encuentren más a gusto con su empleo y al mismo tiempo desempeñen una labor más eficaz y completa para su compañía. Tanto es así, que la semilla de la modernización empresarial pasa por la evolución del puesto de trabajo de los propios empleados. Esta a su vez, se basa en la implementación de la colaboración entre todos los órganos del grupo y de la estimulación de la creatividad en sus actividades. Para fomentar tales cambios es importante adoptar una mentalidad abierta y progresista dentro del negocio y a su vez, contar con herramientas profesionales que hagan posible el cambio, como lo son las aplicaciones Teams u Outlook de Office 365 para empresa.

Modernización y Office 365 para empresas

Escribir como un novelista

En sociedades enfocadas al sector de los servicios tal y como ocurre en España, es importante la creación de documentos y textos que plasmen correctamente procesos complejos, propuestas y planes a largo plazo. Por esa razón los procesadores de texto como Microsoft Word se han estado utilizando ampliamente en todo el mundo además de en España. Concretamente, la versión más actualizada del pack Office 365 para empresa, aparte de incluir multitud de servicios cloud, aglutina varias herramientas que facilitan la edición de texto.

Durante el proceso de creación de un escrito, el propio programa hace un trabajo de propuestas basadas en tecnología con inteligencia artificial, de modo que este es capaz de sugerir correcciones en tiempo real, puede ofrecer sumarios de ajustes o mejoras lingüísticas basadas en el contexto del documento. Con esta mecánica el usuario podrá realizar multitud de cambios de manera lineal o por categorías.

La versión para el sector educativo de Office 365 para empresas ofrece a los profesores un panel en el que se reflejan los errores más comunes de manera individualizada para que cada estudiante aprenda de una manera mucho más eficaz.

Documentos más atractivos

Volviendo a la integración de la inteligencia artificial, Microsoft Word incluye la función del asistente de curriculums. Esta aplicación funciona de manera conjunta con Linkedin, y ayuda al usuario a crear presentaciones de sus destrezas laborales de una manera atractiva y ordenada.

La colaboración y seguridad en un solo punto

Uno de los exponentes por excelencia de la colaboración que Office 365 para empresas aporta a sus usuarios, es la aplicación Teams. Entre sus funciones destaca la de poder añadir a cualquier persona como “invitada” a la plataforma. Este cambio supone una mejora significativa, ya que antes sólo las personas que tuviesen Azure Active Directory podían trabajar como invitados.

El potencial de este nuevo cambio radica en la protección de la que todos los participantes de la aplicación Teams pueden beneficiarse cuando trabajen con ella, sean invitados o no. También contarán con acceso completo a los chats, documentos y reuniones que se programen. Así pues, los usuarios que utilicen cuentas Outlook.com o Gmail.com estarán cubiertos por el escudo de Office 365 para empresas.

Para invitar a alguien simplemente hay que desplazarse hasta el menú cerca del nombre del equipo y seleccionar “añadir miembro”. En el siguiente paso se nos pedirá introducir el correo electrónico del nuevo participante para que este reciba la invitación en su buzón de entrada. Si el usuario no tiene una cuenta Microsoft se le pedirá que cree una gratuita para poder seguir con el proceso.

Una vez integrados, los invitados podrán compartir documentos y descargar archivos sin problemas, gracias a la protección extendida que Teams ofrece con Azure AD. Este nivel de seguridad cuenta con un rigor a la altura de las empresas más exigentes y añade diversas políticas personalizables para usuarios invitados. Además, el sistema de seguridad de Teams utiliza machine learning para suplir a la plataforma de supuestos ante los cuales debe adoptar medidas adicionales de seguridad. De este modo, se evita que comportamientos sospechosos o programas maliciosos puedan afectar a los participantes de Teams.

Puesta al día instantánea

Otro de los beneficios que integran el pack Office 365 para empresas es la aplicación StaffHub Now. Gracias a ella cualquier empleado puede tener a simple vista una actualización permanente de las tareas que debe afrontar a diario. Con este nuevo formato que incluye notas, códigos de color y avisos, es mucho más sencillo estructurar la jornada laboral por reuniones, tareas o descansos y la posibilidad de poder modificarlos sobre la marcha si ocurren cambios.

Actualizaciones inteligentes

Tras las últimas actualizaciones de Office 365 para empresas, los administradores de la solución de Microsoft pueden comprender de una manera más sencilla la información que ellos mismos han guardado y gestionado.

Identificación de políticas

Desde que Microsoft decidió implementar la opción para nombrar políticas que los usuarios llevaban tanto tiempo pidiendo, ahora es posible asignar nombres y ciertas condiciones a las normas que los administradores crean para los grupos de Office 365 para empresas. Este nuevo sistema hace más fácil para los administradores gestionar grupos a la vez que los usuarios identifican con mayor facilidad colectivos útiles para sus actividades.

Sintetiza de manera sencilla

Gracias la herramienta Visio Online+ que Microsoft introdujo el año pasado su plataforma cloud, los usuarios de Office 365 para empresas podrán diseñar diagramas mediante multitud de elementos que se conectan entre sí. Con esta aplicación es más sencillo esquematizar procesos y plasmar de forma gráfica trabajos para compartirlos con compañeros de empresa.

Prepárate para la GDPR con Office 365 para empresas

La nueva ley de protección de datos estará vigente a partir del 25 de mayo. Muchos negocios aún no se han preparado para su integración debido a la poca información que han recibido y al recelo que suscita. Sin embargo, la plataforma colaborativa cloud de Microsoft tiene añadidas varias funciones que aprovechan las características de la nueva ley de protección de datos para facilitar a las empresas el salto al nuevo modelo. Entre ellas las más destacables son; el Azure Information Protection, que permite una gestión muy personalizada de la información, tal y como demanda la GDPR; o Compliance Manager, que es capaz de evaluar y gestionar los riesgos en tareas corporativas para establecer prioridades vitales para la empresa.

La clave del éxito pasa por adaptarse a los nuevos tiempos y predecir las corrientes que el mercado nos ofrece para destacar sobre nuestros competidores. Pero aún más importante que eso, es convertir nuestra marca en un lema aspiracional para nuestros clientes. La excelencia sólo se consigue aplicando los estándares más altos de calidad y profesionaldiad a nuestros servicios.

SharePoint para la nueva gestión empresarial

Cuando se trata de mejorar una empresa casi se podría hablar sobre cualquier sector que la integre. Sin embargo, como llevamos viendo en los últimos años, el potencial más prometedor en cuanto a mejoras se lo lleva de nuevo la transformación digital. En el punto de hoy queremos hablar sobre la automatización de ciertas tareas mediante el uso de SharePoint. Esta aplicación del paquete Office 365 de Microsoft ayuda a segmentar las diferentes tareas del día a día en una empresa y poder establecer así, flujos de trabajo entre ellas para poder automatizar respuestas y acciones en base a las mismas. De esta manera, es posible abarcar un espectro de actuación mucho más amplio e interactuar con todas sus posibilidades de un modo mucho más rápido que mediante el método manual clásico.

La definición de estos flujos de trabajo para gestionar tareas rutinarias de cada día se pueden aplicar a multitud de acciones como el manejo de mails, archivos u horarios. De esta manera, los empleados de la compañía pueden dedicar más tiempo y en mejores condiciones a proyectos que requieran una mayor creatividad e implicación por su parte.

Ventajas de SharePoint

La última versión de SharePoint funciona con Windows Workflow Foundation. A diferencia de SharePoint 2010, 2013 u online, el motor de la gestión de los flujos de trabajo de se encuentra integrado en Microsoft Azure.

Para gestionar y editar los workflows se puede utilizar también el Visual Studio, el entorno de desarrollo para aplicaciones de Microsoft. Con este sistema se pueden aceptar o rechazar tareas. Para poder fijar esta regla basta con ir a la interfaz y poner la orden que queremos desarrollar en el estado “opcional” en vez de “oculto”. Con este ajuste podemos editar más allá y decidir si ante la aparición del evento que queremos, este debe ser rechazado o aceptado.

También es posible trabajar en grupos para crear reglas y validarlas sin que todos los integrantes del proyecto se encuentren en el mismo lugar. Cada workflow puede generar una URL que otra persona puede pinchar y así seguir editando la regla sobre la que se está trabajando.

Como actor primordial de la transformación que es, SharePoint está estrechamente relacionado con el resto de las tecnologías que conforman este nuevo modelo de gestión empresarial. En este caso, la inclusión del BigData incide directamente sobre él. Dependiendo de qué compañías imaginemos, se pueden dar casos en los que existan entornos donde se trabaja con volúmenes ingentes de información como marcas de telecomunicación, grandes almacenes o empresas de envíos. En estos casos, el uso de programas de gestión documental como SharePoint se hacen necesarios ya que poder correlacionar y programar acciones concretas para cada tipo de interacción entre todo ese complejo de datos sería imposible para un equipo humano.

Así mismo, SharePoint también cuenta con reglas programables para ordenar e indexar diferentes tipos de datos. Gracias a ello, es posible integrar bases de datos y CRMs con esta herramienta de modo que se vayan creando categorías que cada empresa estime oportunas para su posterior búsqueda y reutilización. Este trabajo de gestión facilita no sólo la toma de decisiones de tareas rutinarias y farragosas, sino que también hace más sencillo para los empleados del negocio tener un acceso limpio y rápido a los datos que necesitan, con opción a modificarlos según la situación lo requiera.

Flexibilidad y gestión

La mejora de la gestión documental así como la de toma de decisiones tiene como efecto añadido una reducción importante de tiempo empleado en tareas innecesarias. De este modo, se mejora la productividad y con ella los ingresos y el valor añadido que la empresa puede ofrecer a sus clientes.

En cuanto al valor añadido que puede aportar a las relaciones entre trabajadores y la manera en que se comunican, la aplicación de Microsoft tiene la capacidad para crear intranets. Gracias a ellas, las compañías pueden contar con sus propias “redes sociales” corporativas con las que sus trabajadores pueden comunicarse mediante mensajería instantánea, intercambio de archivos e integración de funciones con otros programas del paquete Office 365 como el gestor de correo electrónico Outlook, Teams o el calendario.

Sin duda, el mayor reclamo que SharePoint ofrece al mundo empresarial es su flexibilidad. Partiendo del punto de que la propia herramienta está diseñada con una arquitectura escalable con soporte para servicios web y estándares de interoperabilidad que incluyen XML y SOAP, es fácil adecuarla a las singularidades de cada grupo. También cuenta con APIs con las que facilita la integración de herramientas que no han sido desarrolladas por Microsoft, de modo que es posible personalizarla hasta los niveles más particulares.

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La migración al modelo cloud como mejora empresarial

Compartir información en cualquier compañía es una tarea vital y necesaria para el correcto funcionamiento de la actividad corporativa que se produce día a día. La comunicación entre diferentes departamentos y la consecución de multitud de proyectos sólo puede llevarse a cabo con las herramientas apropiadas. Es por eso que programas como OneDrive del paquete Office 365 para empresa facilita sobremanera estas interacciones.

La relación innata que tiene OneDrive con la nube permite a los usuarios compartir numerosos documentos en línea. De esta manera, los trabajadores pueden guardar, acceder y trabajar con todos los proyectos independientemente de dónde se encuentren o el dispositivo que utilicen para acceder a dicha información.

Ventajas del cloud computing

Contar con tecnología basada en el cloud computing supone, como hemos debatido en anteriores ocasiones, un avance en materia de seguridad, movilidad y costes, así como velocidad. En el caso concreto de la aplicación de Microsoft, es posible utilizar un recurso llamado Fast Track con el que las compañías que deseen migrar a la nube, puedan hacerlo sin quebraderos de cabeza. Con esta iniciativa se busca que cada vez más negocios den el salto hacia la Transformación Digital, un nuevo modelo de gestión corporativa que busca la mejora y evolución de los grupos mediante la implantación de nuevas tecnologías.

Con la asimilación de las nuevas tecnologías por parte de la población española, así como la modificación de nuestros hábitos en internet, nos ha llevado a convertirnos en actores primordiales de la evolución del entorno business del país. Tanto es así, que las empresas en España invertirán hasta un 22% de sus presupuestos en tecnología para la nube en 2020. Esta tendencia no hace más que reflejar la importante mejora que supone trabajar con el tráfico de documentos en línea.

Volviendo a las aplicaciones más utilizadas en el cloud, encontramos los usos que más de 350.000 empresas dan a OneDrive en todo el mundo.

Mejora de la creatividad y trabajo en equipo

Compañías grandes como es el caso de las multinacionales necesitan contar con una amplia plantilla con capacidad de movilidad. Esto hace necesario que la comunicación entre filiales de varios países o entre colegas de departamento que se encuentren en diferentes territorios, sea primordial para sacar adelante proyectos multiculturales.

Aprovechamiento de la seguridad

Microsoft es percibida como una de las compañías más seguras en el ámbito empresarial. Diferentes ejemplos de su compromiso con la seguridad hablan en su favor, pero lo importante es que tiene la capacidad para invertir más en seguridad de lo que un banco podría. Por esta razón, OneDrive cuenta con planes que se adaptan a todas las empresas de manera que independientemente de su tamaño, todas puedan contar con la tranquilidad de que su trabajo no se verá amenazado por elementos maliciosos ni delincuentes informáticos.

Simplificación

En vez de contar con diferentes proveedores de almacenamiento mediante cloud computing, contar con un único programa para resguardar la información de una compañía entera ahorra multitud de problemas a la hora de gestionar todos esos datos. Se eliminan los tiempos de mantenimiento por cada soporte, los potenciales peligros y problemas de contraseñas a la vez que se reducen los costes de alquiler de múltiples plataformas.

Avances tecnológicos

Las empresas que se planteen la migración a la nube lo tienen un poco más fácil gracias a la facilidad que ofrece Fast Track para OneDrive. Por si fuera poco, entre las otras aplicaciones para el trabajo que la herramienta de Microsoft tiene, se pueden destacar las siguientes:

Asegurar el envío de información a pesar de no tener una cuenta de Microsoft. De esta manera se otorga a los usuarios y departamentos de TI una nueva manera de compartir datos y el control para conocer en todo momento qué se está compartiendo.
OneDrive también ofrece las ventajas que el almacenamiento con tecnología mediante el cloud computing ofrece a las empresas: la gestión de datos corporativos sin dependencia de servidores físicos locales.
Ahora también es posible trabajar con mayor facilidad con dispositivos que cuenten con el sistema operativo iOS gracias a la integración con la aplicación de Apple Files.

Con todo, hay que destacar que al tejido empresarial español aún le queda un largo camino por recorrer para adecuarse al ritmo de las culturas empresariales más punteras del globo. Seguir invirtiendo en nuevas tecnologías como la nube o las migraciones integrales a estos modelos, son sin duda una muestra de que estamos recorriendo el camino adecuado.

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5 maneras para ahorrar tiempo a tu empresa con Email y Cloud

El correo electrónico sigue siendo el canal favorito para comunicarse en los ámbitos laborales, y eso no va a cambiar, al menos en un futuro cercano. Teniendo pues este soporte para la transmisión de datos, las empresas necesitan preparar su infraestructura de cara al desarrollo óptimo de su actividad. Es por eso, que mediante la transformación digital y la aplicación de la tecnología del cloud computing, el clásico email puede convertirse en una herramienta aún más productiva y rápida.

El cloud computing y mayor eficiencia

En el día a día de las empresas es común tropezar con episodios farragosos donde los servidores o diferentes procesos de integración pueden tardar horas debido a la lentitud que pueden experimentar. Una solución de correo electrónico integrada ahorra mucho tiempo y energía a los trabajadores. Por si fuera poco, si dicha plataforma está sustentada por tecnología del cloud computing como la que encontramos en Office 365 para empresa, la entrega de mensajes es mucho más rápida. Dicho de otro modo, los procesos corporativos se vuelven más eficientes.

Adiós del hardware

Comenzar un proceso de migración de los correos electrónicos de la compañía a la nube trae como consecuencia una importante reducción de problemas en lo referente a servidores locales. Además, las migraciones y las actualizaciones de software periódicas pueden ayudar a rebajar o incluso eliminar los tiempos de espera asociados a los mantenimientos de dichos servidores.

No contar con servidores físicos también supone una gran ventaja en términos de movilidad. Hoy en día el protagonismo que han adquirido los dispositivos móviles es innegable. En España el 70% de los usuarios de internet acceden a la red a través de su móvil. Este nuevo comportamiento ha conducido a que la cultura de muchas empresas se haya vuelto más flexible y permita a sus empleados trabajar desde casa o desde cualquier sitio en el que haya una conexión a internet. Gracias a este nuevo modelo, aparte de facilitar la conciliación de la vida laboral con la personal, se obtiene un grado mayor de eficacia a la hora de trabajar. La aplicación de correo Outlook en la nube de office 365 para empresas permite a los trabajadores abrir todos sus correos electrónicos desde sus dispositivos móviles sin tener que estar condicionados por el lugar de trabajo. De esta manera es posible localizar archivos, conversaciones, y proyectos en cualquier momento y lugar para poder seguir trabajando sin limitaciones físicas.

Ahorro en tiempos de espera costosos

Cada momento que un correo electrónico está inoperativo, la empresa sufre ciertos efectos colaterales que se traducen en pérdidas económicas. De hecho, mediante las soluciones con servidores locales es más frecuente recibir amenazas informáticas que junto con los mantenimientos y parones puedan ejercer bajones de operatividad a largo plazo. En 2016 estos mismos elementos fueron los causantes de pérdidas de hasta 2.400 millones de dólares según el Instituto Ponemon. Casi el doble que en 2010.

Según Mimecast, el 83% de los directores de TI opinan que el correo electrónico es en el 65% de los casos el canal principal a través del cual se reciben más amenazas. A este asombroso dato hay que añadir que una gran parte de estos profesionales no están completamente equipados con alternativas competentes para hacer frente a esos ataques en forma de virus, spam, malware, phishing o ransomware.

¿Cómo afectan estos contratiempos a la productividad de las empresas? De una manera muy sencilla: pérdida de ingresos, ralentización del flujo de trabajo y una reducción importante en la productividad de los trabajadores.

Más seguridad

En muchos sectores del mercado internacional la seguridad es un elemento vital que se rige por numerosas regulaciones. Sin embargo, mantener niveles altos de seguridad junto con una alta adherencia, consume grandes cantidades de tiempo y reduce la productividad cuando se intentan gestionar todos estos factores por cuenta de los negocios que las demandan. Es por eso que servicios como SharePoit y sus aplicaciones de pack ofrecen una alternativa a este problema. Al trabajar con tecnología cloud computing, aparte de convertir las tareas corporativas en procesos más ágiles, también se gana seguridad sin sacrificar velocidad. Uno de los mejores ejemplos de este paradigma es OneDrive. Gracias a esta aplicación de SharePoint los negocios pueden almacenar información importante en la nube a la vez que cuentan con un fuerte sistema de seguridad, y es que según Ponemon, el 69% de los hackers desisten en sus ataques si su víctima cuenta con una defensa eficaz frente a elementos maliciosos.

Actualizaciones sencillas

Las soluciones de correo electrónico mediante cloud computing ofrecen a los negocios la posibilidad de actualizar su software, ahorrando de esta manera, mucho tiempo a los miembros del departamento tecnológico. Aplicando esta regla, se evitan los tiempos de parada propios de los mantenimientos de los servidores. Para facilitar los procesos de actualización basta con sólo habilitar las actualizaciones automáticas de Office 365 para empresa de manera que el departamento TI no tenga que estar preocupado por revisar qué falta o perdiendo tiempo en revisar la actualidad en seguridad cloud.

Con todo, lo importante es mantener la plataforma de correo electrónico actualizada y revisada para que las empresas funcionen de manera óptima. Para ello es importante la proactividad por parte de todos los integrantes del negocio. Esto se puede traducir en inversiones útiles en cloud computing para agilizar los procesos de email, ser meticuloso con los correos extraños para evitar males mayores y aprovechar las opciones que los diferentes software complementarios aportan a este canal tan utilizado.

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Razones por las que tu empresa necesita utilizar OneDrive

La aplicación OneDrive de Microsoft Office 365 para empresa ha sido reconocida por la consultora tecnológica Forrester como la número uno en su último informe “The Forrester Wave”. Dentro del apartado “File Sync and Share” para empresas, la firma ha resaltado su gran cobertura y facilidad para trabajar con multitud de tipos de archivos entre otros aspectos.

Características OneDrive de Office 365 para empresa

Debido a su gran cobertura y facilidad para trabajar con multitud de tipos de archivos, el servicio Office 365 de Microsoft está presente en la gran mayoría de las empresas multinacionales del mercado global. Precisamente, uno de los avances del nuevo Office 365 para empresa radica en que aúna bajo su licencia diferentes servicios que a su vez son altamente demandados por las compañías más competitivas. Uno de esos servicios es OneDrive. El poder de almacenamiento de la aplicación permite a sus usuarios compartir información y grandes volúmenes de trabajo sin bajar su rendimiento ni perder tiempo.

Otro de sus atractivos reside en la amplia gama de archivos que puede almacenar, ya que ahora se pueden guardar proyectos de Photoshop en formato .PSD, archivos con terminación .AI para los bocetos de diseño gráfico en Illustrator, y PDFs. De la misma manera OneDrive también soporta creatividades en 3D y hasta imágenes DICOM. Salvando los formatos más populares para las sociedades, la diversidad de formatos que se pueden alojar abarca una variedad de 270 tipos.

En cuanto al ámbito de la seguridad, OneDrive cuenta con diversos elementos que garantizan la estabilidad y tranquilidad del trabajo de quienes confían en él. Aparte del Data Loss Prevention (DLP), eDiscovery y Customer Key (BYOK), OneDrive está protegido por el nuevo servicio ATP de Microsoft. Hace pocas semanas la compañía anunciaba que su nueva herramienta de seguridad, sólo existente para su servicio mail hasta entonces, estaría disponible a partir de diciembre para OneDrive y varias aplicaciones más. Con el ATP cualquier archivo infectado con malware o elementos maliciosos, pasa a ser puesto en cuarentena en cuanto el usuario intenta compartirlo. De esta manera se evitan problemas de infección y pérdidas para la empresa.

Es importante remarcar que OneDrive no sólo facilita la gestión de recursos de las compañías, también hace viable su manejo por parte de diferentes perfiles. Esta flexibilidad permite que las empresas no tengan que amoldarse al programa y puedan elegir el tipo de modelo que necesitan para su implementación en lo que a cloud computing se refiere. De esta manera, el volcado de sus documentos y archivos puede ser completamente online, parcial o híbrido, y finalmente local. A modo de complemento, los grupos que optan por migrar su contenido a la nube se beneficiarán de las aplicaciones de Microsoft FastTrack, una herramienta que hace posible la transferencia de trabajo a la plataforma online de manera gratuita.

Almacenamiento de calidad

Por último, el servicio de OneDrive, se compromete con las normativas más estrictas de calidad. Cuenta con la aprobación de más de un centenar de instituciones y grupos que junto con el borde global de Microsoft avalan su calidad.

Las características citadas le han valido a la aplicación de Office 365 para empresa no sólo el primer puesto en la categoría de almacenamiento, sino también el segundo puesto en estrategia según Forrester. Debido a la calidad de su servicio, seguridad y comodidad es común ver en los equipos de multitud de firmas este servicio de almacenamiento junto con sus demás complementos. Desde la experiencia en el sector tecnológico, la adaptabilidad y compatibilidad que ofrece este servicio supone una solución a tener en cuenta para muchas sociedades que busquen incrementar su productividad.

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Cómo aumentar la productividad de tu negocio con Microsoft Teams

Cada vez con más frecuencia es común encontrarse con empresas que trascienden sus limitaciones locales para migrar a nuevas provincias o incluso países extranjeros. El impulso de las nuevas tecnologías y la Transformación Digital están facilitando la integración de muchos negocios en el mercado internacional para alcanzar nuevos segmentos de clientes y ajustar sus servicios. Tal es así, que la comunicación entre los compañeros de trabajo se vuelve indispensable. El dominio de idiomas ampliamente utilizados como lo son el español, inglés, chino o árabe es muy recomendable. Sin embargo, de nada sirven si no se cuenta a nivel interno con las herramientas necesarias para interconectar toda una compañía.

Una solución a este contexto es la implantación de intranets o plataformas internas de la empresa que conecten a todos sus trabajadores y departamentos. Una de las más utilizadas hoy en día es Microsoft Teams, incluido en Office 365 para empresa.

Características de Microsoft Teams

Teams despliega una especie de red social corporativa donde sus usuarios son capaces de comunicarse a través de un timeline común con sus compañeros. Es posible intercambiar mensajes de manera instantánea, archivos de texto, vídeo y audio, así como otros documentos de trabajo que abarcan desde hojas de cálculo a trabajos de diseño gráfico. Entre sus posibilidades Teams de Office 365 para empresa posibilita organizar grupos con todo tipo de temáticas. Esta función es especialmente útil a la hora de organizar nuestra empresa por departamentos, proyectos o zonas horarias.

Interconectividad

También es posible contactar a usuarios que no utilicen Teams siempre y cuando estos tengan instalada una versión de Skype for Business. Gracias a la interconectividad entre ambos programas, es posible comunicarse de manera intuitiva con clientes o proveedores.

Intuitividad

La plataforma de Office 365 para empresa cuenta con un asistente inteligente que guiará los pasos de los nuevos usuarios de manera sencilla para facilitar su aprendizaje. Gracias al uso de comandos y preguntas, el asistente se asemejará más a un mentor humano que a un bot didáctico de la plataforma.

Integración de correo electrónico

Teams permite a los trabajadores del grupo poder mandar correos electrónicos a diferentes grupos y personas que estén utilizando la plataforma. De esta manera se integran bajo una misma red los contactos de multitud de canales como pueden ser Skype, los propios usuarios de Teams o los contactos de Outlook.

Trabajo en nube

Gracias a la diversidad de herramientas que funcionan con tecnología en la nube, Teams permite a sus usuarios trabajar con todos sus archivos en un mismo lugar. En su menú de opciones podemos encontrar la pestaña que permite compartir información con DropBox, GoogleDrive, ShareFile o Box.

Transcripción de videoconferencias

Gracias a la inteligencia artificial de Azure en Office 365 para empresa, las videoconferencias se pueden guardar y ser transcritas de manera automática para su posterior consulta. En compañías grandes donde diferentes departamentos necesiten conocer detalles importantes de las reuniones de la semana, podrán buscar directamente los términos que necesiten para guiarse a través del contenido discutido.

Ventajas de Microsoft Teams

Teniendo en cuanta el amplio abanico de funcionalidades que ofrece Microsoft Teams, la cantidad de beneficios que puede aportar a cualquier negocio sólo están limitados por la creatividad del equipo humano que lo maneja. Entre las más destacables podríamos tener en cuenta las siguientes:

Personalización del espacio de trabajo

La facilidad para segmentar y agrupar habilidades en base a diferentes temáticas hace más fácil para cualquier empresa crear entornos de trabajo altamente productivos. Ya no será necesario contar con espacios físicos ni salas de reuniones en las que perder tiempo en desplazamiento. La plasticidad de Teams permite crear entornos aislados en los que tratar temas puntuales con sólo las personas necesarias para su desempeño sin importar el lugar. Estos nuevos entornos facilitan sobremanera el intercambio de ideas, archivos y trabajo en general a la par que se monitoriza de manera más sencilla el progreso de los mismos.

Trabajo multitarea

En el desarrollo de cualquier actividad laboral es necesario utilizar diversas herramientas. Muchas de ellas como lo son el paquete clásico de ofimática de Windows, tienen un bagaje histórico en estas esferas y siguen protagonizando el día a día de muchas personas. También encontramos la versión para negocios de Skype, la plataforma para videoconferencias más utilizada del mundo. Gracias a su integración en Teams de Microsoft, la comunicación instantánea es sólo un juego al alcance de un click. La posibilidad de compartir ficheros de todo tipo posibilita que profesionales de todas las disciplinas puedan trabajar en un entorno colaborativo global donde disponen de todos los programas que necesitan para el desempeño de sus actividades. La realidad que persigue la Transformación Digital está un paso más cerca con la integración de todos los gremios bajo un mismo paraguas.

Seguridad en la red

Tal y como hemos comentado anteriormente, Office 365 empresa funciona con tecnología de cloud computing. Por esa misma razón la aplicación Teams se beneficia de todas las cualidades que incorpora trabajar en cloud. Aparte de la libre disposición de múltiples archivos y grandes espacios de almacenamiento, trabajar con el soporte cloud de Microsoft brinda una protección profesional muy robusta. Su aplicación OneDrive ha sido elegida como una de las más seguras. Del mismo modo, toda la estructura para entornos laborales donde convergen las tecnologías de la información y la colaboración está pensada para ofrecer un apoyo seguro y fiable a nivel empresarial.

Office 365 para empresa y Teams, el siguiente paso

Las empresas quieren ser más competitivas. Ahora buscan una nueva relación con sus clientes para establecer canales bidireccionales. Gestionar este tipo de simbiosis requiere un modelo completamente nuevo de trabajo en el que todos los órganos del mismo grupo colaboren de manera horizontal. Al trabajar unidos, los departamentos pueden compartir información muy útil acerca del mercado y comportamiento de los clientes de modo que los servicios de la empresa se vuelven más precisos y se ajustan a lo que el consumidor necesita. Es por eso, que contar con las herramientas de trabajo apropiadas para gestionar este nuevo paradigma profesional suponen una inversión muy a tener en cuenta en la carrera hacia el futuro.

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Sácale el máximo partido a tu Office 365 Empresa

Cada año el ecosistema empresarial nacional se va acercando poco a poco a la transformación digital. La implantación de herramientas relacionadas con las nuevas tecnologías supone un aumento en la productividad y en la agilización de los servicios a los clientes. Uno de los actores más representativos de este fenómeno no es otro que la herramienta estrella de Microsoft, Office 365 para empresa.

Según un informe de El Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, el 35,2% de las empresas de España utilizan software ERP. Dentro de este porcentaje encontramos que el 13% utiliza servicios de computación en la nube para gestionar de una manera más eficaz su actividad. Este escenario no es más que el reflejo de una tendencia cada vez más acusada en el país y que indica una fuerte voluntad por parte de las sociedades para volverse más competitivas.

Dentro del ámbito de la colaboración corporativa una de las herramientas que más se utilizan es Office 365 para empresa. Este programa aúna en su licencia varias aplicaciones para ayudar a los usuarios en la gestión de archivos, correos, anotaciones y mucho más. Cuenta con servicios de almacenamiento cloud mediante OneDrive, instalación de Intranets para facilitar la comunicación entre miembros y departamentos de una misma empresa gracias a SharePoint, herramientas de ofimática como Word o Excel a las que ahora se puede acceder desde cualquier sitio gracias a su servicio cloud, una plataforma de correo electrónico mediante Outlook y así como una amplia gama de servicios derivados de estas mismas aplicaciones. Por si fuera poco,Office 365 para empresa cuenta con tecnología basada en inteligencia artificial para aportar a los usuarios las soluciones que más se adaptan a sus actividades diarias. Mediante la inteligencia artificial es capaz de recolectar datos de manera autónoma y sugerir rutas de tráfico apropiadas teniendo en cuenta las citas programadas con Outlook. También puede recordar términos y conceptos únicos que se emplean de manera particular en los documentos y correos electrónicos de cada compañía. De este modo, puede convertir dichos acrónimos en palabras inteligibles para empleados nuevos o gente que no se maneje muy bien con las abreviaciones de su puesto de trabajo.

Con el objetivo de sacar el máximo provecho aOffice 365 para empresa hemos preparado unos consejos muy sencillos con los que mejorar la productividad de cualquier grupo.

Consejos Office 365 para empresa

OneNote es tu agenda

Es posible crear listas en OneNote con múltiples finalidades. Fechas señaladas, reuniones, listas de contactos o sumarios de información compleja. Para poder dar una mayor profundidad a la organización de la información en OneNote y sacar partido de ello, basta con utilizar los menús desplegables de la aplicación. Al hacerlo de esta manera, la aplicación dará la oportunidad de exportar su contenido al resto de aplicaciones hermanas donde podremos configurar reuniones, contactos o mails sin necesidad de perder tiempo en manejarlas todas de manera individual.

Clasifica tu calendario

La organización de un negocio puede resultar abrumadora debido al número de eventos y actividades que hay que gestionar a lo largo de la semana. Para facilitar todo ese trabajo Office 365 para empresa permite clasificar los eventos del calendario por colores. La inclusión de esta herramienta permite asignar códigos cromáticos a las diferentes tareas para no perder tiempo leyendo los detalles de cada una de ellas y mejorar así su clasificación y la gestión semanal.

Office 365 para empresa limpia tu mail

Los correos spam y las promociones acaban por ocupar un espacio considerable en las bandejas de entrada de la mayoría de los trabajadores. Es por eso que Office 365 para empresa puede aprender a distinguir entre los correos que no son útiles. Para ayudarle a aprender simplemente hay que pararse un momento frente a los mails basura y marcarlos como “basura” en vez de eliminarlos. En cuestión de días la bandeja de entrada pasará a ser un lugar completamente diferente y con mayor pulcritud.

Correo más sencillo

Con la aparición del correo electrónico como medio principal de comunicación entre empresas la manera en la que los trabajadores se comunican con sus compañeros y superiores ha cambiado. Uno de los ejemplos más comunes es el modo en la que los mails en copia se responden con la función “responder a todos”. Para evitar problemas de comunicación y no molestar a personas que no están directamente incluidas en ciertos asuntos de la cadena principal del correo Office 365 para empresa permite eliminar esta función. Para configurarla sólo hace falta abrir la cadena de mensajes a ignorar. Al hacerlo, sólo es necesario pinchar el botón “home” y seguido la opción ignorar. Esta configuración envía todos los mails nuevos de la cadena directamente a la papelera sin tener que seleccionar cada correo nuevo del tema de uno en uno.

Rectificar mails erróneos

Office 365 para empresa aporta una nueva función mediante la cual ahora es posible corregir y/o recuperar mails antes de que lleguen a su destinatario. Es posible que haya situaciones en las que se envíe ya sea por equivocación o por error un mail incompleto o que éste llegue a la persona equivocada. Con la nueva función de correo electrónico ahora se pueden enmendar esos errores y evitar momentos incómodos en la oficina. Para ello basta con acceder a la carpeta de mails enviados y pinchar sobre el mail a corregir. Si deseamos eliminarlo simplemente elegimos la opción “borrar las copias sin leer de este mensaje”. Si por el contrario lo que queremos es una corrección, sólo habrá que pinchar “reemplazar con un nuevo mensaje”.

Gracias a soluciones como las que aporta la nueva herramienta de Microsoft es más fácil migrar hacia un modelo colaborativo global entre empresas donde se produzcan situaciones “Win-to-win”. La implantación de herramientas que mejoren la productividad de los negocios y el ambiente de trabajo aporta un valor añadido que los clientes aprecian, a la vez que mejoran la atmósfera en trabajo de las propias compañías.

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Meltdown y Spectre, así funcionan en Windows

Acabada la época de vacaciones navideñas y tras el salto al 2018 la comunidad tecnológica no ha podido tener un comienzo de año más accidentado. Hace pocos días comenzaba el torrente de noticias sobre dos vulnerabilidades que amenazaban la seguridad de la gran mayoría de SOs y que han conseguido superar incluso protecciones de seguridad perimetral en redes y seguridad endpoint y, Spectre y Meltdown.

Características de las vulnerabilidades

Se trata de dos fallos en el funcionamiento de diferentes procesadores que actualmente se utilizan en casi todos los equipos y servidores, Intel, ARM y AMD. Spectre se aprovecha de los fallos a la hora de procesar información en un procedimiento llamado “ejecución especulativa”. Durante este proceso el chip crea atajos para adelantarse al comportamiento del usuario y ofrecer más velocidad a sus actividades. Es un proceso similar al que ocurre con las cachés de las páginas web, mediante la información almacenada las páginas se descargan del equipo del usuario en vez de tener que aparecer desde 0 con el tiempo extra que ese proceso conlleva. Al trabajar de esta manera el procesador crea líneas de código que ayudan a acelerar las actividades de quien sea que esté utilizando el ordenador y lo hace funcionar más rápido. Sin embargo, esta manera de proceder deja un rastro que los piratas informáticos pueden seguir para colarse en donde necesiten. Este agujero en la seguridad de los procesadores es más difícil de aprovechar que en el caso de Meltdown pero al mismo tiempo implica una mayor dificultad a la hora de protegerse contra sus ataques.

Por su parte Meltdown ataca la memoria kernel del equipo, principalmente en procesadores de Intel. Esto lo hace desdibujando la frontera de seguridad que existe entre programas. Normalmente los programas estándar no pueden acceder a los datos de otros programas, pero a través de esta vulnerabilidad Meltdown es capaz de saltarse esa regla y permitir a los hackers acceder a los datos privados que almacenen.

El problema de ambos fallos es que, al tratarse de deficiencias de diseño estás no cuentan técnicamente como elementos maliciosos. Es por esta razón, que detectar actividades anómalas entorno a ellas es difícil. Los servicios que se han visto afectados son principalmente los ordenadores, los productos cloud y cloud computing así como los móviles. Debido a este escenario los usuarios de Office 365 empresa de Microsoft deben adoptar medidas de seguridad extra para proteger sus archivos y contraseñas. Aun así, es posible detectar de una manera superficial los elementos maliciosos que pueden aparecer alrededor de los dos agujeros con antivirus, pero el problema base está en el diseño de los procesadores.

Problemas para Windows

Conociendo un poco más el funcionamiento de ambos agujeros en la seguridad es importante dotarles del contexto en el que se mueven las empresas y cómo pueden sufrir sus consecuencias. La mayoría de los negocios utilizan el sistema operativo Windows en una de sus múltiples versiones. Como hemos comentado, el problema de Spectre y Meltdown está en el diseño de los procesadores Intel, ARM y AMD, por lo que los fabricantes son los que deben aportar las soluciones integrales al problema. Por su parte, Windows ha lanzado ya varios parches para mitigar los estragos de las vulnerabilidades.

Los procesadores AMD, que son una de las presas principales de Spectre y potencialmente de Meltdown, han recibido el apoyo de la compañía de Redmond. A pesar de contar con cierto nivel de protección frente al diseño defectuoso del chip, los usuarios que trabajan con él han experimentado varios problemas relacionados con el rendimiento de sus ordenadores. La actualización de los parches ha traído como consecuencia una bajada de rendimiento de entre el 5 y el 30% en algunos casos. Si bien es cierto que los casos más extremos los encarnan equipos algo desfasados con versiones Windows antiguas como Windows 7 o Windows 8, los modernos apenas notan la diferencia.

Las máquinas con Windows 10 que utilicen Kaby Lake, Skylake o alguna tecnología más modena pueden notar ralentizaciones que rozan los milisegundos.
Aquellas que trabajen con Windows 10 y Hanswell percibirán efectos más acusados a raíz del parche.
Finalmente, los usuarios de Windows 7 y Windows 8 pueden llegar a notar bajadas de rendimiento de hasta el 30% de su capacidad total.

Por si la bajada de velocidad no fuese problema suficiente para los usuarios de Windows con procesador AMD, hay que sumarle los problemas de arranque. Concretamente la actualización KB4056892 que tenía como finalidad subsanar una nueva gama de errores aparte de Scpectre y Meltdown genera pantallazos azules. Tras la actualización varios equipos han sido incapaces de arrancar con normalidad o directamente se colgaban mostrando el error: 0x800f0845.

Microsoft por su lado ha señalado que el problema viene de la falta de comunicación entre el fabricante de procesadores y ellos. Por esa razón han decidido paralizar sus actualizaciones para el parche de Spectre y Meldown de cara a poder ofrecer una alternativa útil a sus clientes. Los usuarios y negocios que utilicen procesadores Intel y ARM seguirán contando con dichas actualizaciones a través de Windows Update. Una vez se haya encontrado una alternativa para AMD sus usuarios contarán con todas las actualizaciones adaptadas.

Protégete con seguridad perimetral en redes

A la luz del caos que se ha generado en torno al nuevo par de puertas para los piratas informáticos lo mejor que se puede hacer es comprobar si los equipos están protegidos contra ellos. En este otro artículo se puede analizar si los usuarios de Windows 10 han sido alcanzados o no.

Lo importante como hemos debatido anteriormente es contar con un sistema de protección fuerte para evitar problemas en multitud de ámbitos, sobre todo el corporativo. Desde el año pasado se han sucedido numerosos casos de fallas en la seguridad del mercado global. Ya sea con un sistema de seguridad perimetral en redes o con protecciones robustas de seguridad endpoint, estamos viendo la importancia de invertir en ciberseguridad para ahorrar perdidas a los negocios y la fuga de clientes.

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Microsoft blinda SharePoint con ATP

Microsoft SharePoint es una de las aplicaciones con mayor presencia corporativa en el ámbito laboral. Su pragmatismo a la hora de gestionar diferentes recursos mediante el cloud computing y su sencillo uso ofrecen al usuario una experiencia muy completa. Los trabajadores de cualquier empresa aumentan su productividad cuando son capaces de utilizar herramientas que les permitan compartir el trabajo y los proyectos de sus diferentes departamentos.

Cobertura para SharePoint

El pasado 5 de diciembre la compañía estadounidense anunciaba que su aplicación contaría con una ampliación de su cobertura contra elementos maliciosos. Así pues, Microsoft SharePoint cuenta ahora con el sistema ATP (Advanced Threat Protection). Este nuevo sistema en vez de revisar todos los documentos alojados mediante cloud computing tal y como ocurre en la versión para email de esta protección, revisa sólo archivos cuando el usuario va a compartirlos. De esta manera se evita que cualquier contenido infectado pueda ser liberado a la red.

Los usuarios de SharePoint pueden crear alertas mediante el nuevo servicio para recibir en sus cuentas de correo electrónico los avisos de potenciales amenazas neutralizadas. De cualquier modo, el propio ATP cuenta con un historial en el que se registran todas sus interacciones con los elementos que ha inhabilitado.

Este sistema, inquieta a varias empresas por el hecho de que el examen de sus archivos no es completo. A priori puede parecer insuficiente, sin embargo, un análisis de la totalidad de cada cuenta SharePoint consumiría mucho tiempo y recursos. Ya que los archivos infectados no suponen un riesgo mientras no se abran. Una vez detectados, ATP los bloqueará y guardará en su biblioteca para que el usuario pueda eliminarlos posteriormente. El bloqueo no elimina de manera permanente la amenaza simplemente lo aísla para evitar que pueda producir daños mayores. De esta manera es posible analizar el malware sin abrirlo, para conocer el origen del problema o poder reaccionar frente a su pérdida antes de proceder a su borrado total.

Características de ATP

La nueva solución de protección también amplía su cobertura para la aplicación “Teams” de Office 365 empresa. Muchas veces quienes utilizan esta herramienta de trabajo para compartir archivos no son conscientes de que están utilizando Office Sharepoint. Así pues, en caso de que algún malware fuese a ser compartido mediante la aplicación, este sería bloqueado.

La aplicación de almacenamiento online mediante cloud computing, OneDrive, también se beneficiará de la cobertura frente a malware malicioso. De esta manera, las empresas podrán contar a partir de ahora con soportes que blinden de manera apropiada sus proyectos. La demanda de espacios cada vez más grandes y seguros en entornos corporativos hace necesario el poder contar con medidas de seguridad y alojamiento como OneDrive.

En cuanto al funcionamiento de ATP, es necesario contar con una licencia expandida del servicio Office 365. Las versiones Education A5 y Enterprise 5 tienen incluidas las prestaciones de ATP. La mejora en protección para SharePoint se puede adquirir también a modo de complementos sobre el plan que la empresa contratante tenga en ese momento en caso de no necesitar los planes más completos. Una vez activado el escudo, son necesarios 30 minutos para que se sincronice con los data center del continente en el que estén alojados los servidores de cada empresa.

La seguridad en España

Es importante tener en cuenta las necesidades del tejido empresarial del país ya que casi la totalidad de las sociedades son pymes. Así pues, contar con una herramienta que asegure los recursos más importantes, así como la manera en la que estos se relacionan e intercambian, es una solución estructural.

No hay que perder de vista los problemas que ha habido este año con Ransomware y su impacto en las empresas españolas. Grandes representantes del IBEX 35 y otras 1.200 empresas sufrieron pérdidas millonarias por los estragos causados por el malware malicioso. Cuando la seguridad se ve comprometida, no son sólo los recursos corporativos los que se ponen en riesgo. La actividad diaria se interrumpe y por tanto el tiempo que se pierde volviendo a la normalidad supone un retraso considerable en los servicios que se tendrían que estar ofreciendo. Por último, otra de las víctimas que menos se ve en estos ataques es la propia imagen de la marca corporativa. Tras sufrir los efectos de un ciber ataque, los consumidores perciben las empresas como una entidad menos fiable que antes. No están seguros sobre si sus datos caerán en manos ajenas, o si el servicio del que dependen se completará en el plazo que necesitan.

Es por las razones mencionadas que la acogida global que ha tenido el lanzamiento del nuevo servicio de seguridad de Office 365 Empresa ha sido muy positiva.

Invertir en seguridad supone un valor añadido extra para las compañías. De esta manera, serán capaces de ofrecer un servicio de mayor calidad con el que saldrán ganando tanto clientes como ellas mismas.

Microsoft Seguridad SharePoint

OLATIC consigue 2 nuevas competencias Microsoft, contando ya con 4 en total.

OLATIC consigue 2 nuevas competencias de nivel Silver:

Silver Midmarket Solution Provider
Silver Small and Midmarket Cloud Solutions

En total contamos con 4 competencias que avalan la capacidad y los conocimientos de nuestro equipo de especialistas en soluciones de Microsoft para ofrecer a nuestros clientes las máximas garantías, certificando la apuesta por el conocimiento y la innovación como nuestro principal valor diferencial.

La consecución de estas competencias nos posiciona al más alto nivel de capacitación de entre todos los partners de Microsoft en la zona norte y nos certifica con el conocimiento y experiencia contrastada por Microsoft para realizar con éxito proyectos en cualquiera de los 3 ámbitos de actuación de la empresa: Soluciones en la nube con Azure y Office 365 , Intranets de colaboración mediante SharePoint y Desarrollo de software a medida.

Agradecemos a todos nuestros clientes la confianza depositada en nosotros para el desarrollo y puesta en marcha de sus proyectos.

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