¿Cómo instalar Office 2016 en Mac con una suscripción de Office 365?

La semana pasada Microsoft liberó e incluyo la nueva versión de Office 2016 para Mac en las suscripciones de Office 365 que tienen derecho de uso para las aplicaciones instaladas cliente.

Microsoft en estas suscripciones permite un máximo de 5 instalaciones de las aplicaciones cliente por usuario, que hasta ahora eran solo para PC. Las instalaciones de las aplicaciones de Office para las versiones IOS y Android no cuentan en este máximo.

Instalación paso a paso de Office 2016 en Mac

  • Accede al portal de Office 365 (https://portal.office.com) con tu usuario. Una vez identificado verás que hay una sección para la instalación de las aplicaciones. Pulsa «Instalar».

office 365

  • En esta página puedes gestionar las instalaciones de productos Office asignados a la licencia de tu usuario y descargar aplicaciones para nuevas instalaciones. En la sección de «Instalar Office 2016 for Mac» pulsaremos «Instalar».

office 365

  • Tras el paso anterior se iniciará la descarga que actualmente es de 1,16 Gb.

office 365

  • Una vez descargado abriremos el paquete el cual nos presentará el asistente de instalación.

office 365

  • Revisamos 😉 y aceptamos los términos de licencia.

office 365

  • Seleccionamos la ubicación donde queremos que se instale Office.

office 365

  • Ahora toca esperar mientras se instalan los archivos.

office 365

  • Con los archivos en su sitio cerramos el asistente.

office 365

  • La primera vez que abramos Word nos mostrará una pequeña introducción de las novedades en esta versión.

office 365

¿Y si mi usuario de OSX tiene una cuenta distinta a la de Office 365?

En mi caso la cuenta de mi usuario de Mac no es la que está asociada a la suscripción de Office 365, con lo que debemos asociarle la cuenta apropiada.

  • La primera vez nos indicará que el sistema no hay credenciales para abrir Word.

office 365

  • Office nos mostrará la opción de usar otra cuenta o comprar en el caso de que no tengamos una cuenta. Nosotros elegiremos «Usar otra cuenta».

office 365

  • Llegaremos a la familiar ventana de inicio de sesión de los servicios de Microsoft donde introduciremos la dirección de correo electrónico asociado a la suscripción de Office 365.

office 365

  • En el caso de que esa cuenta también esté asociada a una cuenta Microsoft Live, nos mostrará la opción de usar un tipo u otro. Seleccionaremos «Cuenta profesional».

office 365

  • Una vez identificados se iniciará la activación del producto.

office 365

  • Una vez finalizado ya podemos usar la aplicación.

office 365

 

Si abres otra aplicación de Office…

Si has activado una aplicación de Office, por ejemplo Word como en este artículo, es probable que al acceder te pida acceso a tu llavero para usar las credenciales que usado anteriormente.

office 365

 

 

¿Cómo evaluar productos de Software? [Parte 1: Planificación]

El mercado actual de soluciones y productos de Software que pueden cubrir nuestras necesidades es grandísimo. A veces por economía solemos simplificar las decisiones de selección de productos y soluciones: tendencias (mi competencia lo tiene), es una novedad e incluso a veces porque es «gratis».

Los que ya estamos escarmentados -sí, me incluyo- de basarnos en presunciones, falsas promesas de proveedores/fabricantes o de dejarnos llevar, empezamos por una evaluación o «proyecto piloto».

Algo de lo que no nos solemos dar cuenta es que, evaluando un producto, ya hemos empezado un proyecto o «el proyecto». Date cuenta, estamos involucrando personas, plazos, necesidades… ¿Vamos a dejarlo a «como salga»?

Hace tiempo preparé un «marco general» para dirigir este tipo de evaluaciones, tanto para nosotros –Olatic– como para nuestros clientes, y ahora me gustaría compartirlo por si os puedo aportar algo. Este «marco general» para las evaluaciones de un producto de software se divide en tres fases:

  • Planificación
  • Evaluación
  • Conclusión

En este artículo os voy a contar el primer punto, y dejaré los otros dos puntos para mis siguientes artículos.

Planificación

En esta fase intento obtener toda la información que voy a necesitar para evaluar y realizar las conclusiones con unas mínimas garantías y tener margen para ajustes. Además, me sirve para mostrar a los demás de donde partimos, hacia donde vamos y donde estamos. Empecemos con los puntos:

  • Objetivos. Parece obvio pero a veces en las pruebas no están claros o consensuados, otras veces no están alineados con el negocio…
  • Audiencia. Lo más seguro es que el producto que estamos probando lo van a usar otras personas dentro nuestra organización. ¿Sabemos que personas son las candidatas? ¿Podemos contar con ellas? En este punto suelo buscar dos tipos de perfiles de usuarios basándome en 80/20, usuarios con un alto impacto (usuarios que van a utilizar la aplicación en un 80% de su jornada o en su mayor parte) y usuarios con impacto bajo (usuarios que usen poco la aplicación en su jornada o esporádicamente). Algo que debemos manejar cuando pensemos en las personas candidatas es como hacer que las tareas que les encomendemos no «interrumpan» la operativa del negocio y por otro lado -para mi muy importante- es buscar personas que estén motivadas para estas tareas. Cuantas veces habré oído lo de «no tengo tiempo para probar esta chorrada…»
  • Plazo. Suele haberlo porque a veces viene impuesto de «arriba», otras veces no y debemos establecerlo. Dentro de este plazo podemos pensar en fases para la evaluación: por tipo de usuario, por departamento, por ubicación…
  • Sensibilización y formación. Para mi este punto es muy importante. Necesitamos que los usuarios involucrados entiendan el porqué de estas pruebas, que motivación de negocio hay detrás. Es decir quiero que se impliquen en algo que entiendan y en el que además puedan aportar valor. Quiero que me digan cómo funciona la aplicación en el día a día del negocio y en que puede ayudarnos, no en si este botón funciona o no funciona. Por otro lado, necesitamos de una mínima formación inicial. Los usuarios no pueden aterrizar en la evaluación del producto sin saber cómo pueden hacer las cosas. El no hacerlo es garantía de problemas del tipo: es complicadísimo o directamente es una m.. Si el periodo de evaluación es largo también se puede diseñar un calendario de formación gradual según vaya avanzando la evaluación. Busquemos que formas tenemos para sensibilizar y formar a nuestra audiencia.
  • Seguimiento. Debemos pensar y habilitar canales y espacios que nos permitan hacer el seguimiento de la evaluación con los usuarios y que éstos puedan reportarnos incidencias y sugerencias. Debemos establecer una periodicidad en caso de formalizar reuniones , entrega de informes, encuestas…
  • Limitaciones. A veces la evaluación que se realiza del producto tiene limitaciones en su funcionalidad. Debemos conocerlas para saber cómo de exacta va a ser nuestra evaluación. Otro punto a tener en cuenta es la continuidad. ¿Y si termino la evaluación y el producto no satisface las necesidades? Si no lo hemos tenido en cuenta, lo más normal es que perdamos el trabajo. Puede que el producto que estemos evaluando nos permita sacar una copia de seguridad de nuestro trabajo, pero si hemos decidido que éste no es nuestro producto ¿podemos restaurar esta copia en otro producto?. Personalmente lo que suelo definir es que tipo de datos se van a utilizar en la evaluación y dependiendo del tipo de producto que estemos evaluando duplicarlos (como se venía haciendo hasta ahora y en el producto en evaluación.) ¿Os acordáis que he comentado que necesitamos personas motivadas?
  • Justificación. Siempre intento aclarar este punto que en si se trata en cómo hemos decidido que vamos a evaluar este producto. Por ejemplo porque ya tenemos más productos del mismo fabricante y puede que la integración sea mejor, porque tenemos un proveedor que nos da soporte o nos lo ha recomendado, porque la tecnología que usa está alineada con la que tenemos en nuestro negocio, porque es un producto extendido y la curva de aprendizaje puede ser baja… Lo que quieras, pero déjalo por escrito para recordártelo cuando te hagas más adelante la pregunta de por qué éste y no otro.
  • Soporte a IT. En este punto definiremos como vamos a actuar cuando tengamos situaciones en las que nuestro departamento de IT (o personas encargadas de la evaluación a nivel técnico) no sea capaz de resolver.

 

Como he comentado, podemos jugar con estos puntos quitando, poniendo, dando más o menos detalle… Como ves esta fase puede requerir de días e incluso de semanas pero vas eliminando riesgos y si la cosa no pinta bien mejor perder unos días de tu tiempo que semanas del de muchos.

El siguiente artículo será como planteamos la fase de evaluación pero hasta entonces… ¿Qué puntos añadirías a esta fase? ¿Qué detalle importante también trabajarías en alguno de estos puntos?

Alertas en Azure Backup Agent

Como ya sabréis los que utilizáis el agente de backup de Azure, éste no trae la posibilidad de configurar alertas y notificaciones por correo electrónico. De esta manera nos encontramos con el inconveniente de no saber el estado de las mismas a menos que entremos en la máquina donde esté configurado y revisar.

De momento Microsoft no se ha pronunciado «oficialmente» sobre esta implementación, pero se rumorea que lo introducirán en siguientes actualizaciones.

Mientras esto ocurre, podemos realizar un script en PowerShell para enviar notificaciones por correo electrónico.

$date = (Get-Date).AddDays(-1)
$event = Get-WinEvent -FilterHashtable @{ LogName = "cloudbackup"; StartTime = $date;}
$event | ConvertTo-Html message,timecreated | Set-Content c:carpetabackup.html
if ($event.EntryType -eq "Error")
{
$PCName = $env:COMPUTERNAME
$EmailFrom = "direccion_remitente@midominio.com"
$EmailTo = "direccion_destinatario@midominio.com"
$EmailSubject = "Azure Backup FALLIDO en $PCName"
$SMTPServer = "Servidor SMTP"
Write-host "Email Enviado"
Send-MailMessage -From $EmailFrom -To $EmailTo -Subject $EmailSubject -body "La copia de seguridad ha FALLADO. Para obtener más información consulta el fichero adjunto." -Attachments "c:carpetabackup.html" -SmtpServer $SMTPServer
}
else
{
write-host "No se han encontrado errores"
$event
$PCName = $env:COMPUTERNAME
$EmailFrom = "direccion_remitente@midominio.com"
$EmailTo = "direccion_destinatario@midominio.com"
$EmailSubject = "Azure Backup CORRECTO en $PCName"
$SMTPServer = "Servidor SMTP"
Write-host "Enviando Enviado"
Send-MailMessage -From $EmailFrom -To $EmailTo -Subject $EmailSubject -body "La copia de seguridad se ha realizado CORRECTAMENTE. Para obtener más información consulta el fichero adjunto." -Attachments "c:carpetabackup.html" -SmtpServer $SMTPServer
}

* Modificar script con los parámetros SMTP.

Para el funcionamiento necesitamos crear una tarea que se desencadene cuando se crea un evento en «CloudBackup» dentro de «Registro de aplicaciones y servicios»

Comencemos…

Abrimos el «Visor de eventos» del servidor en donde se encuentra instalado Azure Backup Agent

Azure Backup Agent

 

Seleccionamos Registro de aplicaciones y servicios > CloudBackup > Operativa y clic con el botón derecho para a continuación pulsar en «Adjuntar tarea a este registro…»

 

Azure Backup Agent

Damos un nombre a la nueva tarea que vamos a generar.

 

Azure Backup Agent

Como bien indica se desencadena Al registrar un evento

 

Azure Backup Agent

La acción a realizar «Iniciar un programa»

 

Azure Backup Agent

Iniciaremos el script con PowerShell. Para ello especificamos donde se encuentra powershell.exe y agregamos la ubicación y nombre de archivo de nuestro script .ps1.

 

Azure Backup Agent

Antes de finalizar seleccionamos «Abrir diálogo Propiedades…»

 

Azure Backup Agent

Para que la tarea programada se ejecute sin necesidad de iniciar sesión seleccionamos «Ejecutar tanto si el usuario inició sesión como si no». Al aceptar nos pedirá un usuario con privilegios.

 

Azure Backup Agent

Con esto ya habremos conseguido configurar nuestras alertas por correo electrónico en el agente de backup.

¡¡Espero que os sirva de ayuda!!